Eenvoudige tips voor de beveiliging van persoonsgegevens
Groeiend aantal datalekken
Wij ontvangen steeds vaker post of e-mail van bewindvoerders die eigenlijk naar een andere sociale dienst had gemoeten, bijvoorbeeld van gemeente Noardeast-Fryslân of gemeente Súdwest-Fryslân. Meestal betreft het aanvragen voor bijzondere bijstand of individuele inkomenstoeslag: formulieren met veel persoonsgegevens. Door de onjuiste adressering ontstaat een datalek volgens Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Datalekken melden bij Autoriteit Persoonsgegevens
Behalve dat persoonlijke informatie van een cliënt bij mensen terecht komt die er niets mee te maken hebben, levert zo’n datalek veel onnodig werk op. De afzender moet zo’n datalek namelijk afhandelen conform de AVG. Afhankelijk van de situatie moet het datalek gemeld worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of moet de betreffende cliënt geïnformeerd worden over het lekken van de persoonsgegevens. De afzender moet het datalek registreren en documenteren.
Onbeveiligde e-mail
Daarnaast zien wij dat privacygevoelige persoonsgegevens vaak onbeveiligd worden verstuurd via e-mail. Denk aan het burgerservicenummer, kopie identiteitskaart, bankafschriften en beschikkingen van de rechtbank. Onbeveiligde e-mail kan relatief makkelijk gehackt worden, en dergelijke persoonsgegevens zijn zeer gewild onder hackers.
Eenvoudige tips om gegevens beter te beveiligen
Gelukkig zijn datalekken makkelijk te voorkomen en e-mails eenvoudig te beveiligen:
1. Check de juiste gemeente
Check voor verzending van een e-mailbericht of een poststuk in welke gemeente een cliënt woont. Op diverse websites, waaronder Wikipedia, is snel te zien onder welke gemeente een dorp of een stad valt. Denk erom dat Noordwest-Friesland geen gemeente is, maar een regiobenaming voor de gemeenten Harlingen, Terschelling, Vlieland en Waadhoeke samen. De Dienst Noardwest Fryslân is een uitvoeringsorganisatie van deze vier gemeenten.
2. Gebruik een encryptieprogramma
Gebruik voor de verzending van privacygevoelige gegevens per email een encryptieprogramma. Wij gebruiken daar Cryptshare voor. U kunt daar ook gratis gebruik van maken, via www.sozawe-nw-fryslan.nl/contact/veilig-bestanden-versturen.
Op deze manier kunnen we samen datalekken en overbodig werk voorkomen, en de privacy van cliënten beter beschermen.
Meer weten?
Heeft u vragen over de inhoud van dit bericht? Dan kunt u contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming, via onze contactpagina.