De sollicitatiecode van De Dienst Noardwest Fryslân is gebaseerd op de volgende uitgangspunten:

Een vacature is een vacante functie die tot de structurele formatie wordt gerekend.

Indien De Dienst Noardwest Fryslân besluit dat er een vacature is of komt, maakt zij voor de functie een wervingsprofiel waarin de relevante kenmerken van de functie worden vermeld. Daartoe behoren in elk geval: functie-eisen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, plaats in de organisatie, aard van het dienstverband, arbeidsomvang en standplaats.

Tevens wordt de wijze van solliciteren en de termijn waarbinnen moet worden gesolliciteerd bekend gemaakt. In de tekst wordt vermeld of gebruik kan worden gemaakt van een assessment om de geschiktheid (mede) te bepalen.

Deze tekst wordt volgens een format op een neutrale wijze opgesteld.

Er is geen sprake van een vacature zoals bedoeld in deze code indien het gaat om een specifieke opdracht waarbij specialistische kennis en snelle inzet noodzakelijk is of om tijdelijke werkzaamheden (bijvoorbeeld bij piekwerkzaamheden of ter vervanging van ziekte of verlof). In het geval van een opdracht wordt direct tot externe werving of aanbesteding overgegaan.

Als besloten is tot het stellen van een vacature, wordt nagegaan of er sollicitanten zijn die geschikt bevonden worden en rechtstreeks op de vacature geplaatst kunnen worden. Dit zijn bijvoorbeeld medewerkers die boventallig zijn verklaard of wegens ziekte herplaatst moeten worden. De vacature wordt alleen aan deze kandidaten bekendgemaakt.

Indien er geen medewerkers zijn die rechtstreeks geplaatst kunnen worden, wordt de vacature intern bekend gemaakt. Iedereen die werkzaam is bij De Dienst Noardwest Fryslân wordt in staat gesteld te solliciteren. Medewerkers met een (payroll) dienstverband hebben voorrang op medewerkers die via een detacheringsbureau zijn ingehuurd.

Indien de interne procedure niet heeft geleid tot invulling van de vacature, wordt de vacature extern bekend gemaakt. Afhankelijk van de vacature wordt besloten welke kanalen hiervoor worden ingezet.

Als niet wordt verwacht dat er geschikte interne kandidaten zijn, kan in overleg met de Ondernemingsraad worden besloten de vacature gelijktijdig intern en extern bekend te maken. In de vacaturetekst die intern wordt verspreid, wordt vermeld dat er gelijktijdig intern en extern wordt geworven. Interne kandidaten hebben bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten.

De Dienst Noardwest Fryslân bericht de sollicitant zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen twee weken na de sluitingsdatum:

Indien de sollicitant voor een gesprek wordt uitgenodigd of indien de sollicitatie wordt aangehouden, stuurt De Dienst Noardwest Fryslân hiervan bericht aan de sollicitant. In dit bericht wordt de verdere procedure inclusief de verwachte duur daarvan toegelicht.

De Dienst Noardwest Fryslân kiest bij de selectie van een geschikte kandidaat voor een zo objectief mogelijke selectiemethode. Deze bestaat uit minimaal:

Een psychologisch onderzoek of assessment kan plaatsvinden door of onder verantwoordelijkheid van een psycholoog met inachtneming van de beroepscode van het Nederlands Instituut van Psychologen (NIP). De psycholoog heeft voorafgaande toestemming nodig van de sollicitant om de resultaten van het onderzoek aan de opdrachtgever te kunnen verstrekken.

In de procedure kan gebruik worden gemaakt van referenties. Indien een referentie wordt opgevraagd bij derden, wordt daartoe aan de sollicitant vooraf om toestemming gevraagd.

Indien De Dienst Noardwest Fryslân, in enige fase van de sollicitatieprocedure, besluit dat een sollicitant niet in aanmerking komt voor de vervulling van de vacature, ontvangt deze binnen twee weken na dit besluit mondeling of schriftelijk een gemotiveerd bericht.

De sollicitatieprocedure wordt als afgerond beschouwd indien de vacature is vervuld of De Dienst Noardwest Fryslân heeft besloten dat de vacature als onvervuld wordt beschouwd of vervalt. Allen die op dat moment nog deelnemen aan de procedure, ontvangen hierover binnen twee weken bericht. Voor zover van toepassing worden gegevens afkomstig van een sollicitant binnen vier weken na de afwijzing vernietigd.

De sollicitant dient een VOG te overleggen uiterlijk binnen 8 weken na indienstreding. Als de VOG niet of niet op tijd wordt ingeleverd, is dit een ontbindende voorwaarde. Dit betekent dat de arbeidsovereenkomst per direct wordt ontbonden. In het geval de sollicitant gaat werken via een payrolldienstverband of wordt ingehuurd via een detacheringsbureau wordt de overeenkomst met de uitleenorganisatie ontbonden.

Medewerkers die in dienst treden, leggen binnen drie maanden een ambtseed of -belofte af. Medewerkers die werkzaam zijn via een payrollorganisatie of via een detacheringsbureau ondertekenen de Integriteits- en geheimhoudingsverklaring.

De Dienst Noardwest Fryslân hanteert naast de genoemde bewaartermijnen tevens de volgende normen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

Indien de sollicitant een klacht heeft of meent dat De Dienst Noardwest Fryslân in strijd met de bepalingen van deze code heeft gehandeld, kan hij deze klacht schriftelijk kenbaar maken bij De Dienst Noardwest Fryslân.

De klacht dient binnen vier weken nadat aan de sollicitant een afwijzing is gezonden bij De Dienst Noardwest Fryslân binnen te zijn. Deze termijn is afgestemd op het bepaalde in ‘afronding procedure’ onder 2. Eindselectie en indiensttreding. Omdat sollicitatiegegevens vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure worden vernietigd, kunnen klachten die na deze termijn binnenkomen dan ook niet in behandeling worden genomen.

De sollicitant ontvangt uiterlijk binnen een maand na indiening van de klacht een schriftelijke gemotiveerde reactie van De Dienst Noardwest Fryslân.

Indien de sollicitant meent dat deze reactie onbevredigend is, kan zich met zijn schriftelijke klacht wenden tot de NVP. In de sollicitatiecode NVP wordt het vervolg van de procedure besproken.