Privacyverklaring

We zorgen bij de Dienst voor de beveiliging van persoonsgegevens en we respecteren je privacy. Om dit te waarborgen houden we ons aan de afspraken en uitgangspunten in onze privacyverklaring.

1. Inleiding

Technologische ontwikkelingen in samenhang met steeds meer digitale overheid stellen andere eisen aan de bescherming van persoonsgegevens en privacy. De Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân (De Dienst) is zich hiervan bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft, onder andere door maatregelen te nemen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie en transparantie.
Binnen de Dienst wordt gewerkt met persoonsgegevens van burgers, medewerkers en (keten)partners. Persoonsgegevens zijn gegevens die kenmerkende informatie geven over een persoon, zoals naam, adres, e-mailadres of telefoonnummer. Deze gegevens worden verzameld bij het afnemen van diensten, zoals het aanvragen van een uitkering of een voorziening. Wanneer je hier gebruik van maakt, mag je verwachten dat er zorgvuldig met je persoonsgegevens wordt omgegaan.
Voor de omgang met persoonsgegevens gelden in het bijzonder de volgende wettelijke kaders:

• De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
• De Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming

De wetgeving voorziet in algemene regels waar de Dienst zich aan moet houden bij de verwerking van persoonsgegevens. Deze regels vormen de basis voor het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens en zijn als zodanig in aanvullend beleid uitgewerkt. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de naleving van de regels voor het gebruik van persoonsgegevens.

2. Uitgangspunten

De Dienst draagt zorg voor de beveiliging van persoonsgegevens en respecteert ieders privacy. Om dit te waarborgen houdt de Dienst zich aan de volgende uitgangspunten:

Transparantie

Het beginsel van transparantie houdt in dat er inzichtelijk is in hoeverre en op welke manier persoonsgegevens worden verwerkt. De Dienst informeert je over de verwerking van je persoonsgegevens, eenvoudig, toegankelijk en begrijpelijk.

Grondslag, doelbinding, rechtmatigheid en behoorlijkheid

De Dienst zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor vooraf bepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtmatige grondslag verwerkt. Bovendien kunnen persoonsgegevens voor testdoelen worden verwerkt, als het testen verenigbaar is met het doeleinde waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld.

Minimale gegevensverwerking

De Dienst streeft naar minimale gegevensverwerking en verwerkt daarbij dus alleen persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.

Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de taken van de Dienst goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke bepalingen te kunnen naleven.

Integriteit en vertrouwelijkheid

De Dienst gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt de Dienst voor passende beveiliging van persoonsgegevens. Deze beveiliging is vastgelegd in het informatiebeveiligingsbeleid en het privacybeleid.

Subsidiariteit

Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt gekozen voor de werkwijze die het minst inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokken cliënt maakt.

Proportionaliteit

De inbreuk op de belangen van de betrokkene mag niet onevenredig zijn in verhouding tot het met de verwerking te dienen doel. De mate van inbreuk op de persoonlijke levenssfeer wordt zoveel mogelijk beperkt.

3. Register van Verwerkingsactiviteiten

De Dienst kent een transparante dienstverlening en houdt daarom een Register van Verwerkingsactiviteiten bij. Hierin is vastgelegd:

• Wie in welk geval verantwoordelijk is voor de gegevensverwerking
• Wat het doel is van de gegevensverwerking
• Wie er betrokken zijn bij de gegevensverwerking en welke persoonsgegevens er worden verwerkt
• De eventuele verstrekking van persoonsgegevens aan derden
• De bewaar- en vernietigingstermijnen
• De getroffen beveiligingsmaatregelen

Persoonsgegevens ‘Klantcontact’

Je kunt bellen of via een emailbericht contact opnemen met De Dienst. Je kunt ook een afspraak maken met een medewerker. Je kunt voor verschillende doelen contact met ons opnemen.
Als je bijvoorbeeld belt voor een nieuwe folder of een formulier, dan hebben wij je adresgegevens nodig om je de folder of het formulier te kunnen sturen. Wij hebben dan een zogenoemd ‘gerechtvaardigd belang’ om je gegevens te noteren zodat wij je de informatie toe kunnen sturen. Neem je contact op voor de aanvraag van een uitkering of andere voorziening? Ook dan hebben we bepaalde persoonsgegevens nodig. Dat is in de wet vastgelegd. Als je contact met ons opneemt vragen wij je indien nodig meestal om de volgende gegevens:

• BSN
• Geboortedatum
• NAW (naam, adres, woonplaats) en contactgegevens

Persoonsgegevens ‘Werk en uitkering’

De Dienst moet de inwoners van de aangesloten gemeenten ondersteunen bij geldzaken, het vinden van een baan (eventueel door middel van re-integratie) en als dat nodig is een uitkering geven. Dit is onder andere geregeld in artikel 7 van de Participatiewet. Om je goed te kunnen helpen en om te kunnen zien of je recht hebt op bepaalde voorzieningen, leggen we je persoonsgegevens vast. De Dienst gebruikt hiervoor onder meer de volgende gegevens:

• NAW- en contactgegevens
• Geboortedatum
• BSN
• Financiële gegevens
• Bankgegevens
• Gegevens over de gezondheid (als dat invloed heeft op of je weer aan het werk kunt of een uitkering nodig hebt)
• Strafrechtelijke gegevens (voor recht op uitkering)

Persoonsgegevens Wmo en Jeugdwet

De aangesloten gemeenten zijn verantwoordelijk voor het goed uitvoeren van de Jeugdwet (art. 2.6 Jeugdwet) en de Wet maatschappelijke Ondersteuning 2015 (Wmo, artikel 2.1.1). De gemeente biedt hulp en zorg bij bijvoorbeeld opgroei- en opvoedingsproblemen en jeugdgezondheidszorg. De Dienst draagt zorg voor de administratie ten behoeve van de uitvoering. Voor de gegevens die voor de uitvoering van Wmo en Jeugdwet worden verwerkt, verwijst de Dienst naar de aangesloten gemeenten.

4. Verwerkers / Ontvangers

Bij de verwerking van persoonsgegevens maakt de Dienst in sommige gevallen gebruik van diensten van derde partijen. De Dienst heeft hierover indien de AVG dit voorschrijft afspraken gemaakt die zijn vastgelegd in een Verwerkersovereenkomst. Een overzicht van alle aangesloten partijen is opgenomen in het Register van Verwerkingsactiviteiten.

5. Rechten van betrokkenen

Degene van wie persoonsgegevens worden verwerkt heeft wettelijk gezien een aantal rechten die hij/zij kan inroepen. Het gaat om de volgende rechten:

• Recht op informatie: je hebt het recht om aan de Dienst te vragen of je persoonsgegevens worden verwerkt.
• Inzagerecht: Je hebt de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, je gegevens worden verwerkt.
• Correctierecht: Als duidelijk wordt dat persoonsgegevens niet kloppen, kun je een verzoek indienen bij de Dienst om dit te corrigeren.
• Recht op wissen van gegevens: In gevallen waarin je toestemming hebt gegeven om gegevens te verwerken, of wanneer de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, hebt je het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.
• Recht op beperking van de verwerking: In gevallen waarin je vindt dat de persoonsgegevens onjuist zijn, controleert de Dienst de juistheid hiervan. Zolang er geen duidelijkheid is, worden de persoonsgegevens zo beperkt mogelijk verwerkt.
• Recht om gegevens over te dragen: Als de door jou zelf verstrekte persoonsgegevens geautomatiseerd bij de Dienst worden verwerkt, heb je het recht om de Dienst te vragen deze gegevens gestructureerd en in een gangbaar formaat aan je over te dragen.
• Recht op bezwaar: Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens. De Dienst zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking die zwaarder wegen. Uiteindelijk kun je ook nog bezwaar of beroep aantekenen bij de rechter.Om als betrokkene gebruik te maken van deze rechten moet je een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via DigiD worden ingediend. Voor een schriftelijk verzoek kunt je een formulier downloaden of afhalen bij de balie van de Dienst. Binnen vier weken na ontvangst zal de Dienst beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij de Dienst of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan de Dienst aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van betrokkene.

Om als betrokkene gebruik te maken van deze rechten moet je een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via DigiD worden ingediend. Voor een schriftelijk verzoek kunt je een formulier downloaden of afhalen bij de balie van de Dienst. Binnen vier weken na ontvangst zal de Dienst beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij de Dienst of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan de Dienst aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van betrokkene.

6. Website en Cookies

Je kunt de website van de Dienst anoniem bezoeken, tenzij je persoonlijke gegevens invult. Wel willen wij een beeld krijgen van het aantal bezoekers van onze site en welke pagina’s er worden bezocht. Daarvoor worden enkel het aantal bezoeken geregistreerd en niet de identiteit van de bezoekers. Je gegevens blijven dus anoniem. De Dienst gebruikt cookies voor een bezoekersanalyse via Google Analytics.
Ook om de toegankelijkheid van de website te optimaliseren wordt gebruik gemaakt van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat tijdelijk op je harde schijf wordt geplaatst door een webpagina-server. Met behulp van een cookie kan onze website je herkennen wanneer je opnieuw onze website bezoekt en kan de site speciaal op jou worden ingesteld. Een cookie helpt je dus tijd te besparen. Een cookie kan geen virussen verspreiden.
Je kunt cookies weigeren in je browserinstellingen. Wij wijzen je er echter op dat dit het gebruik van sommige functionaliteiten kan vertragen of onmogelijk kan maken. Via de helpfunctie van je browser (vaak terug te vinden in het menu “opties”) vind je meer informatie over cookies.
Als je via een e-formulier van de website van de Dienst een aanvraag indient of wijzigingen doorgeeft, dien je je hiervoor bekend te maken met behulp van je DigiD. Gegevens worden dan uitsluitend voor de aanvraag of voor de verwerking van de wijziging gebruikt. Voor het doen van een melding via een e-formulier wordt geen gebruik gemaakt van DigiD.

7. Informatiebeveiliging

Op basis van het Informatiebeveiligingsbeleid zijn maatregelen getroffen om de bescherming van persoonsgegevens te waarborgen. Informatieveiligheid is een eerste voorwaarde voor gegevensbescherming in het kader van privacy.

8. Online monitoring

We kunnen openbare online informatie op met name sociale media raadplegen. Het gaat dan alleen om informatie die openbaar is: voor iedereen toegankelijk. Dat betekent dat we geen gebruik maken van nep-accounts en ook niet deelnemen aan besloten groepen.
Bij het raadplegen van openbare online informatie gaat het de Dienst om het vaststellen van de rechtmatigheid van een uitkering. Denk aan informatie als: woont iemand waar hij of zij zegt te wonen? Of verblijft iemand lange periodes in het buitenland? Hierbij nemen we het proportionaliteits- en subsidiariteitsbeginsel in acht. Dat wil zeggen: staat het belang in verhouding tot de inbreuk op de privacy en is dit online onderzoek de beste manier om het beoogde effect te bereiken of zijn er andere, betere manieren?
Het is mogelijk een speciaal account aan te maken. Onder een dergelijk account wordt niet met de klant gecommuniceerd.
Online informatie wordt in beginsel alleen geraadpleegd bij intensieve onderzoeken waarbij er gerede twijfel is over de rechtmatigheid van een verstrekte uitkering. Daarnaast is het ook bij de afwezigheid van een vermoeden van fraude toegestaan incidenteel te kijken wat iemand op internet doet. Dit mag iedereen die met de uitvoering van de Participatiewet is belast, doen.
Informatie uit het raadplegen van openbare bronnen op internet kan al bestaande twijfels of signalen ondersteunen of wegnemen, maar is niet bij voorbaat bewijs dat als zodanig gebruikt kan en mag worden.

9. Datawarehouse

Ten behoeve van statische doeleinden, onderzoek en beleids- en planvorming kunnen je gegevens worden verwerkt in een datawarehouse. De verwerking kan ook plaatsvinden ten behoeve van de beoordeling van zorgaanbieders. Als uitgangspunt geldt dat in rapportages die met behulp van het datawarehouse worden gegenereerd, geen persoonsgegevens worden opgenomen.

10. Wijzigen privacybeleid

Deze privacyverklaring kan te allen tijde gewijzigd worden, zonder voorafgaande waarschuwing. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze gepubliceerd zijn. Wij raden je aan de privacyverklaring geregeld te raadplegen zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent.
Als je vragen of verzoeken hebt over het privacybeleid van de Dienst, dan kunt je contact met ons opnemen. Vraag dan naar de Functionaris Gegevensbescherming (FG).

Inzage of verwijdering van je gegevens

Op grond van de AVG kun je inzage, correctie of verwijdering van je persoonsgegevens vragen. Dat kan met het formulier Inzage of verwijdering persoonsgegevens.